Filtering and Validating Data in excel

                                      Filtering and Validating Data in excel

Filter (फिल्टर)

MS Excel  के डाटा(Data) मेनु(Menu) मे शार्ट व फिल्‍टर का आप्‍शन(Option) होता है। शार्ट आप्‍शन(Option) का प्रयोग डाटा को किसी निश्‍चित क्रम मे व्‍यवस्थित करने मे किया जाता है। जबकि फिल्‍टर आप्‍शन का प्रयेाग किसी कालम(Column) मे उपस्थित डाटा को खोजने मे किया जाता है। इस option का प्रयोग डाटा को ढूढने के लिये किया जाता है। इसके अन्दर दो sub- option  होते है।

(1) Auto Filter

(2) Advance Filter

Auto Filter (ऑटो फिल्टर):-  इस ऑप्शन का प्रयोग करने के लिए जैसे ही आप फिल्‍टर आप्‍शन पर क्लिक करते है तो इसके  Header Column में  Combo Box आ जाते है। जिसमें searching tools  पाये जाते है। उसमे से  user अपनी जरूरत के अनुसार searching tool  चुनता है।

Advance Filter (एडवांस फिल्टर):- यह फिल्‍टर आप्‍शन के बगल मे होता है जब आप इस पर क्लिक करते है तो एक डायलाग बाक्‍स ओपेन होता है इस option के द्वारा लिस्ट से डाटा को condition के अनुसार खोज कर दूसरे स्थान पर display करते है।

इसमे तीन प्रकार की  Range  का प्रयोग होता है।

(1) List Range

(2) Criteria Range

(3) Output Range

(1) List Range (लिस्ट रेन्ज ):-  यह वह रेन्ज होती है। जिसमे कालम मे दिए डाटा को कंडिशन के अनुसार फिल्‍टर करते है।

(2) Criteria Range (क्राइटेरिया रेन्ज):- यह वह range  होती है। जहां  पर condition दी जाती है। इसी condition  के अनुसार लिस्ट रेन्ज से डाटा फिल्टर होता है।

(3) Output Range (आउटपुट रेन्ज ):- यह वह रेन्ज होती है। जहाॅ पर output display होता है। जो range criteria रेन्ज के अनुसार लिस्ट रेन्ज से फिल्टर होते है। वह सभी records  इसी रेन्ज मे प्रिन्ट होता है।

किसी भी डाटा को निम्‍न चरणो का पालन करते हुए फिल्‍टर करते है—

1 एक डाटा लिस्‍ट का निर्माण किजिए।

2 उस हेडर लिस्‍ट को सिलेक्‍ट किजिए जिसमे आप डाटा को सिलक्‍ट करना चाहते है।

इसमे दो प्रकार से फिल्‍टर करने का आप्‍शन होता है

1 फिल्‍टर बाइ कलर(Filtter By Color)

2 फिल्‍टर बाइ नम्‍बर(Filtter By Number) —इसमे बहुत से कंडिशन होता है‍ जिसका उपयेाग कर आप अलग अलग कंडिशन सेट कर सकते है।

3 इसके बाद आप इसमे कंडिशन सेट कर सकते है। यदि आप और जटिल कंडिशन लगाने होतो एडवांश फिल्‍टर का प्रयोग करे।

4 एडवांश फिल्‍टर मे रेंज सेट कर ओके बटन दबाएं।

5 इसके बाद आपको डाटा फिल्‍टर किया हुआ प्राप्‍त होगा।

डाटा वेलिडेशन(Data Validation) – एम एस एक्‍सेल मे डाटा वेलिडेशन का उपयेाग डाटा फेल्‍युर(Failure) को कम करने तथा डाटा की शुद्धता को बनाए रखने मे मदद करता है। इस ऑप्शन के द्वारा सीट के अन्दर कार्य पद्वति के नियम स्थापित किये जाते है। जैसे कि हम आप किसी टेबल मे रोल न0 101 से 105 तक की डाटा मे आपको उनकी सेलरी इंटर(Enter) करना हो तो आप सिर्फ इन्‍ही मे डाटा इंटर कर पाये लेकिन आप गलती से 106 मे सेलरी को इंटर न कर दे इसलिए आप डाटा वेलिडेशन(Validation)  का उपयोग करते है।

एम एस एक्‍सेल मे डाटा वेलिडेशन निम्‍न प्रकार से करते है----

1 इसके लिए एम एस ऐक्‍सेल मे डाटा मेनु के अन्‍दर डाटा वेलिडेशन का आप्‍शन होता है

2 इसके डाटा वेलिडेशन आप्‍शन मे तीन सब आप्‍शन होते है।

1 डाटा वेलिडेशन(Data Validation )  --- इसका प्रयोग कर डाटा को वेलिडेशन करने का आप्‍शन प्राप्‍त होता है। 

2 सर्कल इनवेलिड डाटा(Circle Invalid Data)  ---- जब आप इसका प्रयोग करेंगे तब उन सभी डाटा जो कि वेलिड नही है सभी मे सर्कल कर देगा कुछ इस तरह

इसमे हम लोग 101 से लेकर 105 तक का डाटा का प्रयोग डाटा वेलिडेशन के लिए किये है अत: वह उनको सर्कल्‍ मे सिलैक्‍ट नही किया है।

      3 कल्यिर वेलिडेशन सर्कल(Clear Validation Circle)  – इसका प्रयोग कर पहल से टेबल मे लगे सर्कल को हटाने का प्रयोग करते है।

3 डाटा वेलिडेशन के डायलाग बाक्‍स मे निम्‍न अन्‍य फंक्‍शन होते है। जो इस प्रकार है।

 इसमे सबसे पहले सेटिंग आप्‍शन होता है जिसमे आप डाटा वेलिडेशन की कंडिशन को सेट करते है जैसे कि इस चित्र के अनुसार

इसके वेलिडेशन क्राइटेरिया मे जाकर आप पहल डाटा का टाइप सिलेक्‍ट करते है उसके बाद डाटा आप्‍शन मे बिटविन का आप्‍शन आता है जिसमे आप अधिकतम व न्‍युनतम का मान सेट करते है। ओके का प्रयोग करते है।

इनपुट मेसेज मे कोई भी मेसेज टाइटल के साथ सेट कर सकते है। इसके अलावा इसमे एक और आप्‍शन होता है। एरर एलर्ट का जिसमे तीन तरह से स्‍टोप , वार्निग , इर्न्‍फोमेशन का प्रयोग करते है जो गलति होने पर एलर्ट को दिखाता है।

4 इस तरह से वेलिडेशन का प्रयोग करते है।