Introduction to Excel features and Data Types.

स्‍प्रेडसीट क्‍या है-- 

Spreadsheet कंप्यूटर का ऐसा एप्‍पलीकेशन सॉफ्टवेयर या प्रोग्राम होती है जिससे डाटा को Table के रूप में मतलब Row और Column के फॉर्म में डाटा को मैनेज करने, अरेन्ज करने की सुविधा प्रदान करती है जिससे की आपने जो डाटा Row और Column में अरेन्ज किया है उस डाटा पर आप किसी तरह का एनालिसिस कर सके।

यह डाटा कुछ भी हो सकता है कोई टेक्स्ट, न्यूमेरिकल इन्फोर्मेशन या लॉजिकल इन्फोर्मेशन हो सकती है। इस पर आप अलग-अलग तरह की कैलकुलेशन परफॉर्म कर सकते है। इसके द्वारा बड़ी से बड़ी कैलकुलेशन भी कुछ ही देर में की जा सकती है।

अगर किसी डॉक्यूमेंट पर सिंपल तरह से Table बनाकर डाटा लिखा हुआ है तो अगर आपको उस डाटा पर कोई कैलकुलेशन करना है तो उसे आप Automatically Perform नहीं कर सकते है। लेकिन Spreadsheet के अंदर ऐसे Tools होते है जो Table Form में अरेन्ज किये गए डाटा पर एनालिसिस करने की सुविधा प्रदान करता है।

Spreadsheet के क्या कार्य होते है

1 यह किसी प्रकार की गणना और डाटा प्रोसेस करने का कार्य करती है।

2 किसी भी डेटाबेस की तेजी से और सरलता से Sorting और Searching की जा सकती है।

3 बिज़नेस ग्राफ़िक्स क्रिएट कर सकते है। जैसे चार्ट्स और ग्राफ़

इसका उपयोग क्यों किया जाता है:

1 इसमें आप अपना Data और Content Store कर सकते है।

2 अगर आप अपना खुद का बजट या अपने डिपार्टमेंट का बजट, बिज़नेस का बजट Create करना चाहते है तो आप Spreadsheet का उपयोग कर सकते है।

3 इसकी सहायता से आप किसी भी तरह का सांख्यिकीय विश्लेषण कर सकते है।

4 बड़ी फाइल्स को सर्च करने में भी इसका उपयोग किया जा सकता है।

Features of MS Excel:एम एस एक्सेल की विशेषताएं:

1 एम एस एक्सेल एक डाटा एंट्री प्रोग्राम है इसमें मैथेमेटिकल कार्यो को कर सकते है।

2 इसके वर्कशीट को इलेक्ट्रॉनिक स्प्लिटशीट भी कहते है।

3 इसके वर्कशीट में 256 रो और 65536 कॉलम होते है।

4 इसमें बनाई गई फाइल को इंटरनेट के वातावरण सेव करने की सुविधा दी गई है।

5 इसमें दिए गए ऑप्शन मर्ज सेंटर के द्वारा हम कई सेलो को मिलकर एक सेल बना सकते है।

6 इसमें बनाई गई वर्कशीट के  फाइल को पासवर्ड देकर लॉक कर सकते है।

7 इसमें दिए गए फार्मूला बार के द्वारा हम ओपन किये गई फाइल पर फॉर्मूला अप्लाई कर सकते है।

एमएस एक्सेल 2013 में डेटा प्रकार (Data Types in MS Excel 2013)

जब आप कोई नई फ़ाइल बनाते हैं, तो वर्कशीट में सभी कक्ष सामान्य प्रकार के होते हैं। इसका अर्थ यह है कि जब आप कोई नया मान डालते हैं, तो एक्सेल यह अनुमान लगाने का प्रयास करता है कि आप किस प्रकार का टेक्स्ट दर्ज करना चाहते हैं जैसे – Text, Number, Currency, Date, Time इत्यादि।

किसी एक्सेल वर्कशीट में कई प्रकार के डाटा भरे जा सकते हैं वर्कशीट के किसी सैल में किसी विशेष प्रकार का डाटा भरने के लिए हमें उस सैल को वह डाटा स्टोर करने और ठीक तरह से दिखाने के लिए फॉर्मेट करना पड़ता हैं सैलों को फॉर्मेट करने से पहले डाटा टाइप को ठीक से समझ लेना आवश्यक हैं|

• सबसे पहले आप उस Cell को सिलेक्ट करे जिसमे आप Data type बदलना चाहते हैं|
• इसके बाद cell पर Right click करे| Drop down menu से Format cells option का चयन करें|

• Format cells डायलॉग बॉक्स दिखाई देंगा अब आप जो भी Format बदलना चाहते हैं उस पर क्लिक करें|

एक्सेल में बारह प्रकार के डाटा टाईप होते है। लेकिन उनमें से कुछ डाटा टाइप ही अधिक महत्वपूर्ण हैं एक्सेल में मुख्यतः निम्नलिखित डाटा टाइप उपयोग में लाये जाते हैं जो निम्न है।

1 General

इस डेटा टाईप का प्रयोग सभी प्रकार के डाटा को स्टोर करने के लिए किया जाता है। यह एक काॅमन डाटा टाईप है। जैसे – A to Z अक्षर, 0 to 9 नम्बर, चिन्ह, दिनांक, समय आदि |

2 Text

टेक्स्ट एक्सेल में एकमात्र डेटा प्रकार है जो डिफ़ॉल्ट रूप से उपलब्ध होता है। इस डेटा टाईप का प्रयोग टेक्स्ट से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमे गणितीये गणनायें नही की जा सकती है।

3 Number

 इस डेटा टाईप का प्रयोग केवल अंको (0 से  9 तक), दशमलव के अंको को सेट करने के लिए किया जाता हैं। इस प्रकार के डेटा में पूर्णांक (integers), अंश (fractions), प्रतिशत (percentages), मुद्रा (currency), और अन्य प्रकार के आंकड़े शामिल हैं। अधिकांश वर्कशीट्स में ये सबसे आम डेटा प्रकार हैं।

4 Currency

इस डेटा टाईप का प्रयोग करेंसी से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें दशमलव के अंक एवं करेंसी चिन्ह को सेट करना होता है।

जैसे – Rs. 15,000, $500, Rs. 1500.00, Rs. 15000

5 Date

इस डेटा टाईप का प्रयोग डेट से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें डेट के फाॅर्मट को सिलेक्ट करना होता है।

जैसे – dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, yyyy/dd/mm, 23-July-2016, 23 july.

6 Time

 इस डेटा टाईप का प्रयोग टाईम से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें टाईम के फाॅर्मट को सिलेक्ट करना होता है।

7 Percentage

इस डेटा टाईप का प्रयोग Percentage से सम्बंधित फॉर्मेट को बदलने के लिए किया जाता हैं इसमें दशमलव के अंको को भी सेट करना होता है। इसमें Percentage चिन्ह आता है।

8 Scientific

इस डेटा टाईप में नंबर प्रकार के डाटा को स्टोर किया जाता है। इसमें दशमलव के अंको को सेट करना होता है।

9 Special

इस डेटा टाईप का प्रयोग विशेष प्रकार के डाटा को स्टोर करने के लिए किया जाता है। जिप कोड एवं फोन नंबर आदि को स्टोर किया जाता है।

10 Accounting

इस डेटा टाईप का प्रयोगअकाउंट से सम्बंधित डाटा को स्टोर करने के लिए किया जाता है। इसमें दशमलव के अंको को सेट करना होता है एवं करेंसी का चिन्ह चुनना पडता है।

11 Custom

इस डेटा टाईप में आवश्यकता के अनुसार डाटा के प्रकार को सेट कर सकते है।